Code of Conduct

OptoTech Code of Conduct

 

Präambel
¬ Dieser Code of Conduct (Verhaltenskodex) legt fundamentale Verhaltensprinzipien fest, die das Handeln von Management sowie allen Beschäftigten von OptoTech im Unternehmensalltag bestimmen.
¬ Das Vertrauen unserer Geschäftspartner, wie z. B. Kunden, Lieferanten, Besucher, Behörden und der Öffentlichkeit ist von höchster Bedeutung für OptoTech. Daher prägen Verantwortungsbewusstsein, Gesetzestreue und moralisch integres Verhalten das Handeln von OptoTech.

 

A.    Gültigkeit
¬ Neben und unabhängig von dieser Richtlinie gelten für die geschäftliche Tätigkeit von OptoTech und das Verhalten aller Beschäftigter die jeweils anwendbaren lokalen Gesetze.
¬ Soweit Verhaltensregeln für einzelne Gesellschaften, Organisationseinheiten oder Personengruppen in gesonderten Richtlinien (z.B. Corporate Standards) festgelegt sind, gelten diese Richtlinien uneingeschränkt neben diesem Verhaltenskodex.

 

B.    Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Rechtsvorschriften
1.    Beachtung des geltenden Rechts
¬ Die Beachtung aller anwendbaren Gesetze, Verordnungen und sonstiger Rechtsvorschriften ist unverzichtbare Grundlage allen Handelns von OptoTech.
¬ Alle Beschäftigten und Organe von OptoTech sind verpflichtet, sich über die für ihren Verantwortungsbereich im Unternehmen geltenden Rechtsvorschriften zu informieren und in Zweifelsfällen Rat bei den hierfür zuständigen Stellen von OptoTech einzuholen. 
¬ OptoTech kommt seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention nach und beteiligt sich nicht an Geldwäscheaktivitäten. Alle Beschäftigten sind aufgefordert, ungewöhnliche finanzielle Transaktionen, insbesondere unter Einschluss von Barmitteln, die einen Geldwäscheverdacht begründen könnten, durch die zuständige Finanzabteilung prüfen zu lassen.
¬ OptoTech leistet keine finanziellen Zuwendungen, insbesondere Spenden und Sponsoring-Maßnahmen an politische Parteien, parteinahe oder parteiähnliche Organisationen, einzelne Mandatsträ ger oder an Kandidaten für politische Ämter.

2.    Fairer Wettbewerb
¬ Unverzichtbarer Bestandteil einer freien Marktwirtschaft sind die Regularien zum Schutz fairen Wettbewerbs. Dabei geht es insbesondere um
•    das Verbot von Absprachen zwischen Wettbewerbern über Preise, Konditionen, Gebietsaufteilungen, Kundengruppen oder Produktionsmengen,
•    verbotene Preisbindungen von Vertriebspartnern,
•    das Verbot des Missbrauchs einer marktbeherrschenden Stellung,
•    die Kontrolle von Unternehmenszusammenschlüssen,
um die Entstehung marktbeherrschender Stellungen zu verhindern.
¬  Es entspricht der Geschäftspolitik von OptoTech, einen fairen Wettbewerb zu fördern. OptoTech beachtet daher alle anwendbaren Kartellgesetze.
¬ Verboten sind insbesondere Absprachen zwischen Marktteilnehmern, die eine Wettbewerbsbeschränkung bezwecken.
¬ Verboten sind auch bereits informelle Gespräche oder auch nur ein abgestimmtes Verhalten, wenn damit eine wettbewerbsbeschränkende Maßnahme verabredet oder umgesetzt werden soll.
¬ Bei Gesprächen mit Wettbewerbern dürfen keine vertraulichen Informationen über Preise und bevorstehende Preisänderungen oder über Kunden-/Lieferantenbeziehungen ausgetauscht werden.

3.    Korruption/Gewährung von Vorteilen/Entgegennahme von Vorteilen
¬ Die Beschäftigten von OptoTech verpflichten sich, alles zu unternehmen, um in ihrem Einflussbereich Korruption zu unterbinden. Korruption ist das Anbieten, Geben oder die Annahme eines Geschenkes, eines Darlehens, einer Provision, einer Belohnung oder irgendeines anderen Vorteils an oder von einer Person als Anreiz dafür etwas zu tun, das unredlich, illegal ist oder einen Vertrauensbruch darstellt.
¬ Für eine Bevorzugung bei der Anbahnung, Vergabe oder Abwicklung eines Auftrags dürfen keine persönlichen Vorteile gefordert, angenommen, angeboten oder gewährt werden.
¬ Geschenke dürfen grundsätzlich nicht verteilt oder angenommen werden. Ausnahmen gelten nur bei allgemein üblichen Gelegenheits- oder Werbegeschenken und bei Geschenken, die der Üblichkeit und Höflichkeit in einem Land entsprechen und mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen vereinbar sind.
¬ Auch die leihweise unbefristete Überlassung oder Entgegennahme von Produkten oder anderen Gegenständen kann den Charakter einer verbotenen Schenkung, einer Vorteilsnahme oder einer Vorteilsgewährung annehmen und ist daher unzulässig.

 

4.    Internationaler Handel
¬ OptoTech ist ein global agierendes Unternehmen, das bei seiner weltweiten Geschäftstätigkeit Vorschriften beachten muss, die den freien Warenverkehr beschränken.
¬ Gesellschaften von OptoTech halten daher alle aufgrund nationalen oder internationalen Rechts geltenden Export‐ oder Importverbote, Ausfuhrkontrollen, Wirtschaftssanktionen, Embargos und behördliche Genehmigungsvorbehalte ein.
¬ Verschiedene nationale und internationale Gesetze oder Embargos beschränken oder verbieten den Import, Export oder inländischen Handel von Gütern in Bezug auf Waren, Technologien und Software, die Erbringung von technischer Unterstützung und Vermittlungshandlungen sowie den Kapital- und Zahlungsverkehr mit bestimmten Ländern, Personen oder Organisationen. Diese Beschränkungen und Verbote können aus der Beschaffenheit der Ware, dem Verwendungszweck, dem Herkunfts- bzw. Bestimmungsland oder aus der Person des Geschäftspartners herrühren.
¬  Von besonderer Bedeutung sind die nationalen und internationalen Exportkontrollvorschriften.
¬ Alle Beschäftigten haben diese Kontrollbestimmungen zu beachten, wenn Güter bzw. Dienstleistungen gekauft, vermittelt, hergestellt oder in Verkehr gebracht werden, oder wenn Technologien transferiert oder entgegengenommen werden.
¬ Das Erfordernis behördlicher Genehmigungen ist vor der Ausführung der jeweiligen Handlung entsprechend zu prüfen. Alle Unternehmen von OptoTech müssen die erforderlichen organisatorischen Vorkehrungen treffen und verantwortliche Personen bestimmen, die die Einhaltung der vorgenannten Vorschriften gewährleisten.

C.    Vermeidung von Interessenkonflikten
¬ Es gehört zu den Dienstpflichten aller Organe und Beschäftigten von OptoTech, Konflikte zwischen ihren privaten Interessen (direkt oder indirekt durch nahestehende Personen oder Unternehmen) und den Interessen von OptoTech zu vermeiden.
¬  Zur Vermeidung von Interessenkonflikten müssen die Beschäftigten die beabsichtigte
•    Annahme eines Mandats oder einer Funktion in einem anderen Unternehmen,
•    Aufnahme einer entgeltlichen oder unentgeltlichen Nebentätigkeit,
•    Aufnahme einer unternehmerischen Betätigung,
ihrer jeweiligen Führungskraft oder dem zuständigen Personalbereich melden und deren Zustimmung einholen.

 

D.    Achtung vor Menschenrechten und Anti-Diskriminierung
1.    Faire Arbeitsbedingungen
¬ OptoTech bekennt sich zu den Grundsätzen sozialer Verantwortung. Deswegen liegt es im Unternehmensinteresse, dass bei OptoTech weltweit faire Arbeitsbedingungen gelten.
¬ Die Einhaltung aller lokalen Gesetzgebungen zu Mindestlöhnen, Sozialleistungen, Überstunden, Arbeitszeit und Arbeitsbedingungen ist für OptoTech dabei selbstverständlich.
¬ Vom Gebot fairer Arbeitsbedingungen umfasst ist die konsequente Verhinderung von Zwangsarbeit sowie jegliche Form von moderner Sklaverei und Menschenhandel und schließt jede Form von Diskriminierung der Beschäftigten aus. Insbesondere die Rechte indigener Völker sowie lokaler Gemeinschaften sollen in der gesamten Lieferkette geachtet, gefördert und geschützt werden.
¬ Für OptoTech ist es selbstverständlich, überall in der Welt im Einklang mit allen lokal geltenden Arbeits-, Beschäftigungs- und Menschenrechtsnormen und Gesetzen ein Arbeitgeber zu sein, welcher seine Beschäftigten respektvoll behandelt.
¬ Das Recht der Beschäftigten von OptoTech auf Koalitions- und Versammlungsfreiheit sowie Gewerkschaften oder Arbeitervereinigungen beizutreten, wird anerkannt.
¬ OptoTech wird keine privaten oder öffentliche Sicherheitskräfte beauftragen oder einsetzen, wenn beim Einsatz dieser Sicherheitskräfte
a)    das Verbot von Folter und grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung missachtet wird,
b)    Leib oder Leben verletzt werden oder
c)    die Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit beeinträchtigt werden.
¬ OptoTech erwartet auch von ihren Beschäftigten untereinander und selbstverständlich auch gegenüber ihren Kunden und Lieferanten einen respektvollen Umgang. Die persönliche Sphäre anderer Kollegen ist zu achten. Jegliche Art von Belästigungen, insbesondere sexuelle Belästigungen oder Mobbing, werden nicht geduldet.

2.    Kinderarbeit
¬ OptoTech lehnt jegliche Form von Kinderarbeit ab, auch bei ihren Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung bei OptoTech wird nach Maßgabe der jeweiligen lokalen staatlichen Regelung stets beachtet.

3.    Diskriminierungsverbot
¬ Beschäftigte von OptoTech sowie alle Geschäftspartner haben das Recht auf faire, höfliche und respektvolle Behandlung durch Geschäftsführer, Führungskräfte, andere Beschäftigte und Kollegen.
¬ Niemand darf auf Grund seiner ethnischen Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, Abstammung, Geschlecht, seiner sexuellen Identität, seines Glaubens oder seiner Religionszugehörigkeit, seiner Weltanschauung, seiner politischen Einstellung, seines Alters, seiner körperlichen Konstitution, seines Aussehens oder sonstiger persönlicher Merkmale belästigt oder diskriminiert werden.

E.    Arbeits- und Gesundheitsschutz, Umweltschutz
1.    Arbeits- und Gesundheitsschutz
¬ Die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Sicherheit unserer Produkte sind für uns ein elementarer Grundsatz.
¬ Prozesse, Betriebsstätten und -mittel müssen den anwendbaren gesetzlichen und internen Vorgaben zur Arbeitssicherheit sowie zum Gesundheits‐, Brand‐ und Umweltschutz entsprechen.
¬ Von allen Beschäftigten wird die Einhaltung der jeweiligen Sicherheitsvorschriften, Gefahrenbewusstsein sowie ein Mitdenken bei allen sicherheitsrelevanten Tätigkeiten erwartet. Dies gilt für sämtliche Gefahren, die sich am Arbeitsplatz von OptoTech, bei Kunden oder Lieferanten vor Ort oder bei der Verwendung unserer Produkte ergeben können.
¬ Erkannte Unfälle oder für möglich gehaltene Gefährdungen und Belastungen sowie Beinahe-Unfälle sind sofort der zuständigen Führungskraft zu melden. Jede Führungskraft ist für den Schutz seiner/ihrer Beschäftigten verantwortlich und hat sie entsprechend einzuweisen, zu schulen und zu beaufsichtigen.
¬ Die Sorge für einen sicheren, gesunden und ergonomischen Arbeitsplatz sowie die Bereitstellung einer geeigneten persönlichen Schutzausrüstung für alle Beschäftigten ist für OptoTech eine Selbstverständlichkeit.
¬ Die kontinuierliche Verbesserung der betrieblichen Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes – sowohl aufgrund eigener Erfahrungen und anhand der sich ständig verbessernden wissenschaftlichen Erkenntnislage – ist für uns eine Verpflichtung.

2.    Umweltschutz
¬ OptoTech bekennt sich zum Schutz unserer Umwelt als Unternehmensziel und erklärt die ressourcenschonende Herstellung unserer Produkte zu einem wichtigen Ziel.
¬ Unverzichtbarer Bestandteil von Umweltschutz ist die Einhaltung von gesetzlichen Regularien. Dabei geht es um die Berücksichtigung des Verbotes der widerrechtlichen Zwangsräumung und das Verbot des widerrechtlichen Entzugs von Land, von Wäldern und Gewässern bei dem Erwerb, der Bebauung oder anderweitigen Nutzung von Land, Wäldern und Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert.
¬ Es gelten folgende Leitsätze zum Umweltschutz, zur ökologischen Nachhaltigkeit und zur Erhaltung unserer natürlichen Lebensgrundlagen:
•    Wir schonen unsere Umwelt, gehen sparsam mit allen natürlichen Ressourcen um und minimieren Belastungen für Mensch und Natur.
•    Wir berücksichtigen den Aspekt einer intakten Umwelt bei Entwicklung und Design, im Fertigungsprozess, bei der Verpackung und beim Versand unserer Produkte sowie bei der Verbesserung von Verfahren und der Einführung neuer Anlagen und Produkte.
¬ Sollte es zu Vorfällen kommen, die Umweltbelastungen zur Folge haben können, müssen die zuständigen Stellen des Unternehmens unverzüglich und umfassend informiert werden und ihrerseits die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an die Behörden veranlassen.
¬ Es ist Aufgabe aller Beschäftigten, Gefährdungen für Menschen und Umwelt zu vermeiden, Einwirkungen auf die Umwelt gering zu halten und mit Ressourcen sparsam umzugehen.
¬ Wir verpflichten uns zu einem integrierten und vorausschauenden Umweltschutz und der kontinuierlichen Verbesserung unseres Umwelt- und Energiemanagementsystems, der umwelt- und energiebezogenen Leistung und der Energieeffizienz.

 

F.    Datenschutz, vertrauliche Informationen, Plagiate und geistiges Eigentum
1.    Schutz von Geschäftsgeheimnissen
¬ Unsere Erfindungen, Produkte und unser Know-how sind für den langfristigen Erfolg unseres Unternehmens von besonderer Bedeutung.
¬ Die Förderung kreativer und innovativer Kompetenz unserer Beschäftigten ist daher von strategischer Bedeutung, ebenso der Schutz des geistigen Eigentums vor Kenntnisnahme durch Dritte und gegen unbefugten Zugriff von Dritten.
¬ Alle Beschäftigten sind daher aufgefordert, angemessene und erforderliche Sicherheitsstandards sowohl im persönlichen Kontakt als auch in der elektronischen Kommunikation mit Dritten einzuhalten. Das Gleiche gilt für Informationen, die uns von Dritten als vertraulich zugänglich gemacht werden.
¬  Sämtliche Sicherheitsrichtlinien der zentralen OptoTech IT sind einzuhalten.
¬ Ohne Genehmigung dürfen Beschäftigte in ihrer Eigenschaft als OptoTech Betriebsangehörige nicht an öffentlichen Diskussionen (z. B. Vortragsveranstaltungen, Internetforen, etc.) teilnehmen oder unternehmensrelevante Informationen in der Öffentlichkeit (z. B. Internet) platzieren.

2.    Umgang mit Betriebseigentum
¬ Beschäftigte sind verpflichtet, Betriebseinrichtungen, wie z. B. Maschinen und Werkzeuge sowie Informations- und Kommunikationssysteme, sorgfältig und nur zweckbestimmt zu behandeln.
¬ Ohne ausdrückliche Zustimmung der zuständigen Stelle im Unternehmen darf Betriebseigentum nicht für private Zwecke genutzt und nur mit Genehmigung vom Betriebsgelände entfernt werden.

3.    Geheimhaltungspflicht
¬ Die bei OptoTech erworbenen Kenntnisse und Informationen sind ein wesentliches Element für unseren geschäftlichen Erfolg. OptoTech investiert erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen in die Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen. Der Schutz der so erarbeiteten Innovationen sichert OptoTech ihren Erfolg im Wettbewerb; sie ist daher ein besonders schützenswertes Gut.
¬ Alle Beschäftigten und Organe von OptoTech sind daher verpflichtet, zu verhindern, dass diese Kenntnisse und Informationen, soweit sie Betriebs‐ oder Geschäftsgeheimnisse darstellen, außerhalb von OptoTech bekannt werden, z. B. durch unbefugte Verbreitung sensitiver Daten im Gespräch mit Dritten, in Fachzeitschriften oder im Internet.
¬ Außerdem sind alle mit derartigen Kenntnissen und Informationen befassten Beschäftigten ver- pflichtet, sich darüber zu informieren, inwieweit die Erlangung gewerblicher Schutzrechte für diese Kenntnisse und Informationen in Betracht kommt.
¬  Auch Betriebs‐ oder Geschäftsgeheimnisse von Geschäftspartnern von OptoTech sind vor einem unbefugten Bekanntwerden zu schützen.

4.    Plagiate
¬ Das Verwenden, Weiterverarbeiten oder in den Verkehr bringen von Plagiaten wird von  OptoTech nicht gebilligt. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Plagiate trotz Qualitätssicherungsmaßnahmen im Unternehmen auftreten sollten, werden diese umgehend isoliert. Darüber hinaus werden festgestellte Plagiate von OptoTech nicht in den Umlauf gebracht, sondern den zuständigen Strafverfolgungsbehörden gemeldet.

5.    Personenbezogener Datenschutz
¬ Die Respektierung der Persönlichkeit der Beschäftigten von OptoTech schließt den Schutz ihrer persönlichen Daten ein.
¬ OptoTech achtet daher auf die Einhaltung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Gesetze und Vorschriften und verlangt dies auch von ihren Beschäftigten, Kunden und Lieferanten.

 

G.    Einhaltung des Code of Conduct und Kontrolle
¬ Jede Gesellschaft und Organisationseinheit von OptoTech ist für die Einhaltung der in diesem Code of Conduct enthaltenen Regelungen sowie weiterer unternehmensintern festgelegter Regeln in ihrem Verantwortungsbereich selbst verantwortlich.
¬  Dieser Code of Conduct steht im Intranet und auf der Homepage von OptoTech allen Beschäftigten und sonstigen Stakeholdern von OptoTech zur ständigen Verfügung.
¬  Jede Führungskraft hat seine/ihre Beschäftigten auf diesen Verhaltenskodex hinzuweisen und den Inhalt zu erläutern. Jeder Beschäftigte von OptoTech ist aufgerufen, sein eigenes Verhalten anhand der vorstehenden Maßstäbe und Handlungsanweisungen zu prüfen und ggf. anzupassen.
¬ Führungskräfte sind in besonderer Weise verpflichtet, eine Vorbildfunktion wahrzunehmen, Integrität im Geschäftsalltag aktiv vorzuleben und die Beschäftigten im eigenen Verantwortungsbereich über die Inhalte dieses Verhaltenskodex zu informieren.
¬ Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex werden nicht hingenommen und können mit zivilrechtlichen, strafrechtlichen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen geahndet werden.
¬ Sofern Beschäftigte mit dem Angebot oder dem Verlangen nach einem persönlichen Vorteil konfrontiert werden, ist dies der zuständigen Fachabteilung oder der Geschäftsführung zu melden.
¬ Alle Beschäftigten sind generell aufgefordert, bei rechtlichen Zweifeln hinsichtlich des eigenen Verhaltens oder bei Hinweisen auf zweifelhafte Vorgänge in ihrem Arbeitsumfeld, Rat und Hilfe bei der Führungskraft, der zuständigen Fachabteilung oder der Geschäftsführung zu suchen.

 

H.    Hinweisgebersystem und Anlaufstelle bei Fehlverhalten
OptoTech hat mit Dr. Rainer Buchert einen externen Rechtsanwalt als Ombudsmann (Vertrauensanwalt) für OptoTech beauftragt und damit ein in der Praxis bewährtes Hinweisgebersystem eingerichtet.
Dr. Rainer Buchert steht allen Beschäftigten, anderen internen sowie externen Stakeholdern als Ansprechpartner jederzeit kostenlos zur Verfügung, die vertraulich Hinweise auf Rechtsverstöße und vorsätzliches Fehlverhalten mit Bezug zu OptoTech geben wollen. Dazu gehören auch Hinweise auf vorsätzliches Fehlverhalten, soweit dies Vorschriften, Richtlinien und Regelwerke in unseren Unternehmen betrifft.

Rechtsanwalt Dr. Buchert fungiert damit für die OptoTech-Unternehmen in der Europäischen Union (EU) zugleich als Meldestelle im Sinne der EU-Richtline zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU- Recht melden (EU-Whistleblower-Richtlinie) sowie als Beschwerdestelle nach dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
Aufgrund seiner anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht ist sichergestellt, dass die Identität von Hinweisgebern zuverlässig geschützt und gegenüber OptoTech nicht offengelegt wird.

 

Kontaktdaten des OptoTech Ombudsmanns (Vertrauensanwalts):

Rechtsanwalt Dr. Rainer Buchert
Buchert Jacob Partner Rechtsanwälte PartG mbB Kaiserstraße 22
60311 Frankfurt am Main Deutschland

Telefon: +49 69 710 33330 oder +49 6105 921355
Fax: +49 69 710 34444
E-Mail: [email protected]

Hinweise können auch elektronisch und in mehreren Sprachen über ein vertrauliches Kontaktformular auf der Internetseite der Kanzlei Buchert Jacob Partner gegeben werden: https://report.ombudsperson-frankfurt.de/de?c=SCHUNKGROUP
Rechtsanwalt Dr. Buchert wird vertreten von Frau Rechtsanwältin Dr. Caroline Jacob aus der gleichen Kanzlei.

 

Wettenberg, 1. Juni 2024 
OptoTech Optikmaschinen GmbH