Supplier Code of Conduct

Supplier Code of Conduct

Unser Verständnis von Nachhaltigkeit im Lieferantenmanagement
OptoTech versteht Nachhaltigkeit als einen wesentlichen Bestandteil seiner Geschäftsprozesse. Bei unseren Beschaffungsaktivitäten achten wir neben prozessualen, ökonomischen und technischen Kriterien ebenfalls auf gesellschaftliche und ökologische Aspekte, wie Menschenrechte, faire Arbeitsbedingungen, fairen Wettbewerb, Korruptionsprävention und Gesundheits- und Umweltschutz.
Wir beziehen als Technologiekonzern mit hoher Werkstoffkompetenz weltweit Rohstoffe, Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten weltweit, um mit innovativen Produkt- und Servicelösungen den nachhaltigen Erfolg unserer Kunden zu sichern. Grundlage dafür ist eine verantwortungsvolle und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Unternehmensphilosophie. Aus diesem Grund binden wir Lieferanten direkt in unsere Nachhaltigkeitsstrategie ein.
Im Spannungsfeld zwischen Produkt/Leistung, Markt, Region und Prozess sind für uns, Qualität, Zuverlässigkeit, Kosten, Innovation, Integrität und Nachhaltigkeit wesentliche Faktoren unserer Lieferantenauswahl. OptoTech wird daher nur Lieferanten auswählen, die ihr Geschäft mit Professionalität und Integrität betreiben, unsere sozialen und umweltbezogenen Werte teilen und unsere Qualitätsstandards und Gesundheits- und Sicherheitskultur anerkennen und mittragen.
Daher erwarten wir von unseren Lieferanten folgendes:
¬    Durchführung ihrer Geschäftstätigkeiten unter voller Einhaltung aller geltenden Gesetze, Verordnungen, Richtlinien und Branchencodes.
¬    Strenge Befolgung ethischer Prinzipien für Arbeitnehmer- und Menschenrechte, Umweltschutz, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit.
¬    Integration, Anwendung und Weitergabe dieser Prinzipien an ihre eigenen Zulieferer und Subunternehmer.
¬    Anerkennung der Bedeutung von Vielfalt und Integration durch strikte Einhaltung aller Gesetze, Bestimmungen und Richtlinien zu Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung.
¬    Sicherstellung, dass am Arbeitsplatz weder Gesetzesverstöße noch Diskriminierung jeglicher Art stattfinden.
¬    Bewusster, respektvoller Umgang mit kulturellen Gegensätzen, Glauben und Fragestellungen.
Dieser Supplier Code of Conduct legt die Mindestanforderungen zu Nachhaltigkeitsbelangen fest und definiert die Kernprinzipien, deren Einhaltung OptoTech von allen Geschäftspartnern und Lieferanten erwartet. OptoTech behält sich vor, die Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten, der diese Grundsätze oder geltendes Recht nicht einhält, jederzeit auszusetzen oder einzustellen.

 

1.    Achtung vor Menschenrechten/Diskriminierung
Beschäftigte von OptoTech sowie alle Geschäftspartner und Lieferanten haben das Recht auf faire, höfliche und respektvolle Behandlung. Niemand darf auf Grund seiner ethnischen Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, Abstammung, Geschlecht, seiner sexuellen Identität, seines Glaubens oder seiner Religionszugehörigkeit, seiner Weltanschauung, seiner politischen Einstellung, seines Alters, seiner körperlichen Konstitution, seines Aussehens oder sonstiger persönlicher Merkmale belästigt oder diskriminiert werden.
OptoTech erwartet, dass auch seine Lieferanten Chancengleichheit und Gleichbehandlung fördern und Diskriminierung bei der Einstellung von Arbeitnehmern sowie bei der Beförderung oder Gewährung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen unterbinden.
Kein Mitarbeiter eines Lieferanten darf wegen seines Geschlechts, des Alters, der Hautfarbe, der Kultur, der ethnischen Herkunft, der Nationalität, der sexuellen Identität, seines Geschlechtes, einer Behinderung, der Religionszugehörigkeit, seiner politischen Einstellung oder Weltanschauung benachteiligt werden.

2.    Kinderarbeit
OptoTech lehnt jegliche Form von Kinderarbeit ab, auch bei ihren Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und deren Zulieferer. Die Definition von Kinderarbeit orientiert sich dabei an den Grundsätzen des Global Compact der Vereinten Nationen.
OptoTech erwartet daher, dass seine Lieferanten jegliche Art von Kinderarbeit in ihren Unternehmen und innerhalb der Lieferkette verbieten und unterlassen.

3.    Zwangsarbeit/Moderne Sklaverei
Jede Form von Sklaverei ist mit unseren ethischen Grundlagen unvereinbar. Wir erwarten von unseren Lieferanten und ihren Zulieferern, dass sie gegen jede Form von moderner Sklaverei und Menschenhandel in der Lieferkette kämpfen und diese unter keinen Umständen dulden. Insbesondere die Rechte indigener Völker sowie lokaler Gemeinschaften sollen in der gesamten Lieferkette geachtet, gefördert und geschützt werden.

4.    Arbeitnehmerrechte/Arbeitsbedingungen
OptoTech bekennt sich zu den Grundsätzen sozialer Verantwortung. Deswegen liegt es im Unternehmensinteresse, dass bei OptoTech weltweit faire Arbeitsbedingungen gelten. Die Einhaltung aller lokalen Gesetzgebungen zu Mindestlöhnen, Sozialleistungen, Überstunden, Arbeits- sowie Pausenzeiten und Arbeitsbedingungen ist für OptoTech dabei selbstverständlich.
OptoTech erwartet daher auch von seinen Lieferanten die Einhaltung sämtlicher Arbeitnehmerrechte der jeweils geltenden nationalen Gesetzgebung sowie faire Arbeitsbedingungen weltweit.
OptoTech wird keine privaten oder öffentliche Sicherheitskräfte beauftragen oder einsetzen, wenn beim Einsatz dieser Sicherheitskräfte
a)    das Verbot von Folter und grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung missachtet wird,
b)    Leib oder Leben verletzt werden oder
c)    die Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit beeinträchtigt werden.

5.    Vereinigungsfreiheit
Das Recht aller Mitarbeiter, Gewerkschaften und Arbeitnehmervertretungen zu bilden und ihnen beizutreten, wird von den Lieferanten anerkannt. Wo dieses Recht durch lokale Gesetze beschränkt ist, sollen alternative, gesetzeskonforme Möglichkeiten der Arbeitnehmervertretung gefördert werden.
 
6.    Vergütung/Arbeitszeiten
Lieferanten müssen Mitarbeiter rechtzeitig und gemäß geltender Lohngesetze bezahlen, einschließlich Mindestlöhnen, Überstunden, Verbot exzessiver Überstunden und vorgeschriebener Leistungen.

7.    Gesundheitsschutz/Arbeitssicherheit/Brandschutz
Die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Sicherheit unserer Produkte sind für OptoTech ein elementarer Grundsatz. Prozesse, Betriebsstätten und -mittel sowie alle Arbeitsplätze müssen den anwendbaren gesetzlichen Pflichten zur Arbeitssicherheit sowie zum Gesundheits-, und Brandschutz entsprechen.
OptoTech erwartet daher, dass seine Lieferanten die jeweils geltende nationale Gesetzgebung zum Gesundheitsschutz, zur Arbeitssicherheit und zum Brandschutz kennen und diese einhalten. Wir verlangen, dass Lieferanten über eine angemessene Arbeitssicherheitsorganisation verfügen. Hierzu zählt beispielsweise die Eindämmung von tatsächlichen und potenziellen Arbeitssicherheitsrisiken durch geeignete Schutzmaßnahmen und der Einsatz von für die sicherere Ausführung der Tätigkeit ausreichend qualifizierter sowie unterwiesener Mitarbeiter.
OptoTech begrüßt es, wenn seine Lieferanten über ein zertifiziertes Arbeitssicherheitsmanagementsystem verfügen und berücksichtigt dies positiv im Rahmen seiner Lieferantenauswahl.

8.    Umweltschutz
Der Schutz der Umwelt ist ein integraler Bestandteil der Unternehmenspolitik von OptoTech und dieser wird daher auch von allen Lieferanten konsequent eingefordert.
OptoTech erwartet, dass seine Lieferanten die jeweils geltende nationale Gesetzgebung zum Umweltschutz kennt und diese einhält. Hierzu zählt auch die Erfüllung sämtlicher behördlicher Auflagen sowie die produktbezogenen umweltrechtlichen Vorgaben im Zielland.
Wir verlangen, dass die Lieferanten über eine angemessene Umweltschutzorganisation verfügen und hierbei den Schutz nachfolgender Schutzgüter sicherstellen:
¬ Schutz der Menschen, Tiere und Pflanzen durch Verhinderung umwelt- und/oder gesundheitsgefährdender Emissionen und Vermeidung der Herstellung von Produkten mit umwelt- und/oder gesundheitsgefährdenden Inhaltsstoffen.
¬    Schutz der Atmosphäre durch Verhinderung einer Verunreinigung der Luft durch Schad- und/oder Treibhausgase sowie durch Erhalt der Luftqualität.
¬    Schutz des Bodens durch Verhinderung der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung und Begrenzung der Flächeninanspruchnahme.
¬    Schutz des Wassers durch Verhinderung nachhaltig schädlicher Wasserveränderungen, die Behandlung aller Abwässer sowie eine sparsame Nutzung dieser Ressource.
¬    Schutz aller natürlichen Ressourcen durch
o    Verhinderung einer übermäßigen Inanspruchnahme natürlicher Ressourcen,
o    Förderung des Einsatzes Erneuerbarer Energien sowie der Energieeffizienz,
o    Reduzierung des Anfalls gefährlicher Abfälle und Abfälle zur Beseitigung,
o    die korrekte und schadlose Entsorgung von Abfällen,
o    Förderung der Verwendung nachwachsender Rohstoffe, 
o    sowie Entwicklung und Herstellung von kreislauforientierten Produkten.

Für OptoTech ist es außerdem selbstverständlich, dass auch unser Lieferanten Verantwortung für bereits ergangene und durch eigene Geschäftstätigkeiten verursachte Schäden übernehmen und ihren Beitrag zur Behebung des Schadens oder Minimierung der Auswirkungen des Schadens leisten.
OptoTech begrüßt es, wenn seine Lieferanten über ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem verfügen und berücksichtigt dies positiv im Rahmen seiner Lieferantenauswahl.

9.    Verhalten im geschäftlichen Umfeld/fairer Wettbewerb
Lieferanten müssen ihre Geschäfte in Einklang mit fairem und intensivem Wettbewerb und unter Einhaltung des geltenden Wettbewerbsrechts tätigen. Lieferanten müssen faire Geschäftspraktiken einhalten, einschließlich korrekter und wahrheitsgemäßer Werbung.

10.    Korruption und Bestechung
Jegliche Bestechung, Korruption, Erpressung, Geldwäsche und Unterschlagung sind verboten. Lieferanten dürfen keine Vorteile gewähren, Bestechungsgelder anbieten, zahlen oder annehmen. Dies gilt auch für illegale Anreize (z.B. Schmiergeld) sowie jegliche rechtswidrige Beeinflussung in geschäftlichen oder staatlichen Beziehungen. Auch dürfen keine Vermittelnde (z. B. Subunternehmen, Großhandel, Agenturen, Berater) für die Abwicklung oder Unterstützung solcher rechtswidrigen Tätigkeiten genutzt werden.
Lieferanten müssen daher wirksame Programme zur Verhinderung und Meldung von Betrug implementieren und OptoTech alle Vorfälle von Betrug (bestätigte oder in Untersuchung befindliche Vorfälle) im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung zu OptoTech melden.

11.    Einladungen/Geschenke
Lieferanten in bestehender Geschäftsbeziehung mit OptoTech oder solche, die eine solche anstreben, dürfen keine Geschenke, Zuwendungen, Bewirtungen, Mahlzeiten oder Unterhaltungsaktivitäten anbieten, welche die Entscheidung des/der Mitarbeiter in Bezug auf die Geschäftsbeziehung mit OptoTech beeinflussen könnte.

12.    Verwendung des Namens/Marken/Logos von OptoTech
Die Verwendung des Namens, der Marken-/Warenzeichen oder anderer, ähnlicher Informationen von OptoTech in Werbung, Medienveröffentlichungen oder Produktempfehlungen des Lieferanten ist ohne vorherige schriftliche Genehmigung von OptoTech nicht gestattet.

13.    Vermeidung von Interessenkonflikten
Lieferanten sollten jegliche Interaktionen mit Mitarbeiter*innen von OptoTech vermeiden, die einen Konflikt mit OptoTech darstellen könnten oder diesen Anschein erwecken könnten. Beispielsweise dürfen Lieferanten keine Mitarbeiter*innen von OptoTech beschäftigen oder anderweitige Zahlungen an sie leisten, die nicht vorab durch OptoTech genehmigt worden sind.

14.    Geldwäsche
OptoTech erwartet, dass seine Lieferanten alle einschlägigen gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention einhalten und sich nicht an Geldwäscheaktivitäten beteiligen.
 
15.    Geistiges Eigentum/Plagiate
Sämtliche Rechte am geistigen Eigentum müssen durch die Lieferanten respektiert werden. Die Übertragung von Technologien und Know-how muss so umgesetzt werden, dass der Schutz geistiger Eigentumsrechte des jeweiligen Inhabers sichergestellt ist.
Aus diesem Grund ist der Einsatz von Plagiaten oder gefälschten Materialien untersagt. Das Verwenden, Weiterverarbeiten oder in den Verkehr bringen von Plagiaten wird von OptoTech nicht gebilligt. Darüber hinaus werden festgestellte Plagiate vom Lieferanten nicht in den Umlauf gebracht, sondern den zuständigen Strafverfolgungsbehörden gemeldet.

16.    Integrität der Lieferkette/Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Der Lieferant verpflichtet sich, in seinen jeweiligen Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten.
Die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes sind innerhalb dessen Geltungsbereichs einzuhalten.

17.    Export/Importkontrolle
Lieferanten müssen alle geltenden Import- und Exportkontrollgesetze, Bestimmungen und Sanktionen des Landes, in dem der Lieferant ansässig ist und aller Länder, in denen Transaktionen durchgeführt werden, einschließlich Import, Export, Re-Export, Transfer oder Offenlegung, einhalten.
Dies umfasst alle Arten von Transaktionen von Waren, Software, Technologie oder technischer Unterstützung, die Handelseinschränkungen unterliegen könnten, unabhängig von der Art des Transfers. Lieferanten müssen mit OptoTech bei der Bestimmung anwendbarer Exportkontrolleinschränkungen zusammenarbeiten. Zusätzlich müssen Lieferanten andere geltende Handels- und Zollgesetze in vollem Umfang einhalten.

18.    Privatsphäre und Datenschutz
Lieferanten müssen sämtliche Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten und Datenschutz einhalten und respektieren. Lieferanten verwenden personenbezogene Daten (z.B. von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern von OptoTech) nur gemäß den gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz.
Lieferanten müssen vertrauliche Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, die sie von OptoTech erhalten oder in dessen Auftrag verarbeiten, schützen und aktiv Verlust, Missbrauch, Diebstahl, Betrug, unerlaubtem Zugriff, Offenlegung oder Änderungen vorbeugen und mögliche Verstöße oder Sicherheitslücken unverzüglich melden. Die Lieferanten sollten ein angemessenes Informationssicherheitssystem anwenden

19.    Konfliktmaterialien
Die Lieferanten stellen sicher, dass die an OptoTech gelieferten Produkte keine aus Mineralien oder ihren Derivaten gewonnenen Metalle enthalten, die aus Konfliktgebieten stammen, in welchen bewaffnete Gruppen schwere Menschenrechtsverletzungen begehen und direkt oder indirekt finanziert oder begünstigt werden. Ferner sind die Richtlinien der EU-Verordnung 2017/821 und der Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act strikt einzuhalten.
 
20.    Einhaltung des Supplier Code of Conduct/Kontrolle
Zur Feststellung der Einhaltung der Grundsätze und Anforderungen aus diesem OptoTech Supplier Code of Conduct durch die Lieferanten behalten wir uns vor, diese selbst, durch Dritte oder mittels Supplier Self Assessments zu prüfen.
Ferner erwartet OptoTech von seinen Lieferanten, dass diese Standards in angemessener Form auch bei seinen Lieferanten umgesetzt werden.
Darüber hinaus können zusätzlich in Abstimmung mit dem Lieferanten Audits vor Ort durch OptoTech oder einen von OptoTech oder durch den Kunden beauftragten Dritten durchgeführt werden.
OptoTech werden diese Auditergebnisse übermittelt, die direkten Einfluss auf die Lieferantenbewertung und Zulassung als Lieferant haben. Jeder Verstoß gegen die im OptoTech Supplier Code of Conduct genannten Grundsätze und Anforderungen wird als wesentliche Beeinträchtigung des Vertragsverhältnisses seitens der Lieferanten betrachtet. Bei Verdacht der Nichteinhaltung der beschriebenen Grundsätze und Anforderungen des OptoTech Supplier Code of Conduct behält OptoTech sich vor, weitere Auskünfte über den entsprechenden Sachverhalt vom Lieferanten zu verlangen.
Weiter steht OptoTech das Recht zu, einzelne oder sämtliche Vertragsbeziehungen mit Lieferanten, die diesen Supplier Code of Conduct nachweislich nicht erfüllen oder die keine Verbesserungsmaßnahmen anstreben und umsetzen, außerordentlich fristlos zu kündigen.
Dieser Supplier Code of Conduct steht auf der Homepage von OptoTech allen Lieferanten von OptoTech zur ständigen Verfügung.
Jeder Lieferant hat seine Beschäftigten auf diesen Verhaltenskodex hinzuweisen und den Inhalt zu erläutern. Jeder Lieferant von OptoTech ist aufgerufen, sein eigenes Verhalten anhand der vorstehenden Maßstäbe und Handlungsanweisungen zu prüfen und ggf. anzupassen.
Verstöße gegen diesen Supplier Verhaltenskodex werden nicht hingenommen und können außerdem zivilrechtlichen oder strafrechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen.

21.    Hinweisgebersystem/Whistleblowing
Falls Mitarbeiter von Lieferanten glauben, dass Beschäftigte von OptoTech oder eine Person, die für oder im Namen von OptoTech handelt, illegale oder anderweitig nicht gestattete Aktivitäten durchgeführt hat, muss sie dies umgehend an OptoTech melden.
OptoTech hat mit der Beauftragung eines externen Rechtsanwalts als Ombudsmann (Vertrauensanwalt) ein Hinweisgebersystem eingerichtet, welches auch von Lieferanten genutzt werden kann.
Dieser Ombudsmann steht allen Lieferanten als Ansprechpartner jederzeit kostenlos zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf den Verdacht einer Straftat oder ähnlich schwere Unregelmäßigkeiten mit Bezug zu OptoTech geben wollen.
Aufgrund der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht ist sichergestellt, dass die Identität von Hinweisgebern zuverlässig geschützt und gegenüber OptoTech nicht offengelegt wird.

Kontaktdaten des OptoTech Ombudsmanns (Vertrauensanwalts):
Adresse:    Dr. Rainer Buchert, Buchert Jacob Partner Partnerschaftsgesellschaft mbB

Kaiserstraße 22, 60311 Frankfurt am Main/ Deutschland
Telefon:    +49 69 710 333 30
E-Mail:    [email protected]
Hinweise können auch über ein Kontaktformular auf der Internetseite von Buchert Jacob Partner gegeben werden: https://www.ombudsperson-frankfurt.de/de

 

Wettenberg, 1. April 2023 
OptoTech Optikmaschinen GmbH